Subir expensas a Intranet y enviar email de aviso (CONSORCIOS V3)
A) CREAR MES Y SUBIR PDFs
1.
Ir a la intranet menú EXPENSAS
y hacer clic en NUEVO MES
2.
Seleccionar mes a subir (ojo
con elegir bien el mes) y el vencimiento de la expensa (indicado en el email
donde envían las expensas y/o en el PDF de la expensa misma) y el mes “SE
LIQUIDARÁN GASTOS Y COBRANZAS DEL MES DE”.
3. Hacer clic en el CLIP ADJUNTAR
ARCHIVOS y subir el PDF de la expensa (Ojo con archivos con nombres que tengan acentos ó caracteres especiales, renombrarlos antes de subir)
4.
Darle al botón GUARDAR y probar
luego que se pueda acceder al PDF
B) IMPORTAR CUENTAS CORRIENTES
1.
Convertir PDF a XLS en https://www.ilovepdf.com/es/pdf_a_excel
2.
En el Excel dejar en una sola
solapa el prorrateo completo
3.
Ir a la intranet al menú
EXPENSAS y darle al icono para subir expensa (icono de nube con una flecha
hacia arriba)
4.
Hacer clic en solapa CUENTAS
CORRIENTES y en el botón SUBIR CUENTAS CORRIENTES
5.
Pegar allí la tabla completa de
prorrateo inclusive los títulos de columna pero sin la última fila de totales
6.
En los encabezados de columnas
se deberá seleccionar a dónde se importará cada columna:
·
Siempre se necesitará
seleccionar una columna de código ó UF para identificar la unidad
·
Las columnas de apellido,
nombre, descripción de la unidad no se deben importar (en encabezado de columna
dejarlo vacío)
·
Luego las columnas de importes
se deben importar todas , salvo la de DEUDA , porcentajes tampoco van
·
La última columna TOTAL o SALDO
FINAL va también importada como columna TOTAL , salvo en el consorcio Quartier
Dorrego que NO se importa
Ejemplo:
7.
Marcar primer fila (la que
tiene los títulos de columna pegados de Excel) y darle a la tecla DEL para
borrar el contenido
8.
Hacer clic en el botón
CONTINUAR. Si Aparece un mensaje celeste debajo darle al botón IMPORTAR (Si
aparece un cartel amarillo, significa que hay errores en algunas filas, verificarlas)
9.
Chequear el total de expensas
coincida con el PDF (Donde dice “EL SALDO
DEL CONSORCIO CON VENCIMIENTO ….ES $ NNNNN)
10.
Si el
consorcio tuviera más de un PDF de expensa (caso Fincas de Iraola) , el segundo
PDF se convierte a excel y se sube repitiendo los pasos 3 al 8 pero usando el
botón SUBIR CUENTAS CORRIENTES ARCHIVO 2. Chequear luego el total de expensas
que dará la suma de los dos PDFs
C) ENVIAR EMAIL DE AVISO DE EXPENSAS
1.
Ir al menú Mailbox (icono
bandeja de entrada ubicado arriba a la derecha)
2.
Ir a carpeta ENVIADOS
3.
Buscar el último email de aviso
de expensa enviado, darle clic y luego al botón REENVIAR.
4.
En PARA elegir “Propietarios y
sus unidades C3”
5.
Darle al botón del DISKETTE
(Guardar) y luego volver a abrir el mensaje buscándolo en la carpeta BORRADORES
6.
Modificar el asunto para poner
el mes y/o vencimiento
7.
En el contenido del mensaje
modificar la fecha
8.
Darle al botón GUARDAR (icono
diskette)
9.
Volver a abrirlo en BORRADORES,
releer bien el mensaje para verificar que esté correcto y darle al botón rojo
ENVIAR A … DESTINATARIOS
10.
Esperar sin cerrar el
navegador. Esperar mientras vaya enviando los mensajes hasta terminar el envío.
D) INHABILITAR RESERVAR A MOROSOS
En el caso de algunos consorcios se deberá inhabilitar reservar a morosos (Malabia 3 meses)
1. Ir al menú EXPENSAS y hacer clic en el botón INHABILITAR MOROSOS
2. Ingresar la cantidad de meses máximo de deuda para no inhabilitarlos (Malabia 3 meses)
3. Hacer clic en el botón CONTINUAR. Se habilitará a todas las unidades a poder reservar amenities SALVO aquellas que tengan deuda de meses anteriores mayor a la indicada.